Estado de ejecución

Las actividades comprendidas en esta iniciativa, relacionadas con el diseño y puesta en marcha de un Laboratorio digital de innovación para promover la participación en las políticas públicas, se realizan  como parte de un encargo a ISDEFE, medio propio del Ministerio de Defensa firmado el 29 de octubre de 2021. El encargo se basa en la metodología “Design Thinking”, para la creación de un espacio de ideación, diseño, experimentación y conocimiento en el que las entidades públicas pueden innovar en colaboración con actores clave de las políticas, proyectos y servicios.

Las primeras actividades a realizar son: la identificación de actores clave, la creación de alianzas, la organización del laboratorio, y la puesta en marcha de metodologías y herramientas para el laboratorio. Adicionalmente, se generarán guías y herramientas para la exportación del modelo de laboratorio a otros ámbitos o entidades, y materiales de comunicación, incluyendo la edición de videos.

Se destinaran un total de 559.000 euros repartidos en tres años, que se financiaran con cargo a los fondos  europeos, ya que la implantación de los Laboratorios está incluida en el proyecto 6, Gobierno abierto inclusivo en entorno digital, del Componente 11 del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, aprobado por el Gobierno español, en relación con la Modernización de las Administraciones Públicas, según la siguiente distribución, para el año 2021 (230.000€), para 2022 (188.000€) y para 2023 (141.000€).

Está previsto que el prototipo de laboratorio esté entregado y experimentado antes de fin de 2023.

Calendario estimado

El desarrollo del modelo se lleva a cabo a través de la constitución de una Comunidad de Prácticas de Participación, en la que participan representantes de los tres niveles de las administraciones públicas, además del ámbito académico, la Plataforma del Tercer Sector y asociaciones y fundaciones sin ánimo de lucro.

La sesión constitutiva de esta comunidad de prácticas se realizó el día 29 de noviembre de 2021, a través de un evento difundido en directo a través del Portal de Transparencia y de las redes sociales, con la colaboración del Gobierno de Aragón. Inauguración a cargo del Director General de Gobernanza Pública y del Director General de Gobierno Abierto e Innovación del Gobierno de Aragón. 

Inicialmente, está integrada por 80 miembros expertos de las Administraciones públicas y de la sociedad civil, con participación asimismo de la OCDE. En este foro, que se organiza en tres áreas de dedicación y de trabajo, se intercambiarán experiencias y buenas prácticas sobre participación ciudadana, sobre Plataformas de participación, procesos participativos y laboratorios de innovación. El objetivo final de esta Comunidad reside en implementar en el ámbito de responsabilidad de cada sector u organismo, cuestiones concretas para facilitar la participación ciudadana en el ámbito de sus competencias.

Concretamente es la Subcomunidad sobre Laboratorios de Innovación, cuya presentación se realizó el 17 de febrero de 2022, la que da soporte al desarrollo de la totalidad de  actividades de esta iniciativa: 3.4.1 Desarrollo del modelo: identificación del desafio,3.4.2. Desarrollo del modelo: generación del equipo,3.4.3. Desarrollo del modelo: generación de ideas y 3.4.4. Desarrollo del modelo: prototipo.

Actualmente, esta subcomunidad está realizando el testeo de la plataforma de participación para el desarrollo del modelo de laboratorio de innovación para promover la participación en políticas públicas.

3.4.1. Desarrollo del modelo: identificación del desafío/problema.

Para la definición del laboratorio de innovación, encargado a ISDEFE, se ha partido por la identificación de los actores clave, tanto en la participación ciudadana como en otros laboratorios de gobierno y de participación, plasmado en un mapa donde se visualizan estos agentes clave y la forma de relacionarse con ellos.

Además, se realizó una presentación del laboratorio, en el Congreso Internacional de Transparencia de Cartagena, del 28 al 30 de septiembre, inaugurando un nuevo espacio colaborativo para la Red Académica de Gobierno Abierto.

3.4.2. Desarrollo del modelo: generación del equipo (multidisciplinar con participación de la ciudadanía y de otras AA. PP).

Una vez realizada la sesión constitutiva en el mes de noviembre de 2021, y la creación de la Comunidad de Prácticas junto con las 3 subcomunidades, se ha procedido a su lanzamiento en 3 eventos virtuales de presentación:

• Subcom Laboratorios 17 febrero

• Subcom Procesos       10 febrero

• Subcom Plataformas   24 febrero

Además, desde la plataforma tecnológica, se da soporte técnico a los coordinadores de la CdP y las subcomunidades, junto con el apoyo en el desarrollo de las diversas actividades realizadas.

La Comunidad de Prácticas de Participación ha celebrado un primer Encuentro, en formato híbrido (presencial y virtual) el pasado 30 de junio de 2022 en la sede del INAP en Madrid dentro de los eventos de la Semana de la Administración Abierta 2022. Las diferentes intervenciones y presentaciones están a disposición en el espacio colaborativo de HazLab.

3.4.3. Desarrollo del modelo: generación de ideas.

Se ha comenzado con el desarrollo de un análisis de otros laboratorios, ya fueran de gobierno o de participación ciudadana, a nivel nacional e internacional, que pudieran contribuir a la definición de nuestro laboratorio, revisando su organización, forma de trabajo, servicios ofrecidos, y actividades realizadas, entre otros.

Se ha trabajado junto con la Subcomunidad de Laboratorios de la Comunidad de Prácticas de Participación en la definición del laboratorio como espacio de ideación, diseño, experimentación y conocimiento para innovar en la participación ciudadana. Se han realizado a través de 4 talleres en formato virtual, bajo metodología Design Thinking, que van a permitir avanzar en la definición y prototipo de los servicios que puede ofrecer el laboratorio digital de innovación.

En concreto, los 4 talleres definidos han sido los siguientes, que se han acompañado de actividades asíncronas que permitían continuar ideando y analizando el trabajo realizado en la sesión anterior:

• Sesión 1- Descubrir (24 marzo). Para conocer y entender el usuario y su contexto

• Sesión 2- Sintetizar (20 abril). Para definir el problema clave a resolver

• Sesión 3- Cocrear (14 junio). Para explorar diferentes soluciones

• Sesión 4- Prototipar (próximo 20 septiembre). Para definir especificaciones para los servicios del Lab y sus herramientas.

El material que se ha generado en estos talleres ha servido para ir diseñando una metodología de uso de un laboratorio digital de innovación en participación ciudadana.

Se ha recopilado el material producido en estos talleres para la elaboración del prototipo de laboratorio. Puede consultarse en el siguiente link del laboratorio HazLab.

3.4.4. Desarrollo del modelo: prototipo.

Una vez seleccionada y testeada el espacio digital HazLab, que da soporte al laboratorio, se ha procedido al lanzamiento en el mes de febrero, con las funcionalidades definidas y validadas. Estas funcionalidades están siendo actualizadas y adaptadas a las necesidades de los diferentes procesos de trabajo que se van generando.

Se ha apostado por un software libre, aunque bajo licencia comercial, que permite un avance más rápido en la implementación. También se ha puesto a disposición de los participantes, un conjunto de herramientas online para el laboratorio, como webinars, sesiones de ideación, salas de reuniones siempre abiertas, espacios de trabajo compartido, por ejemplo.

En el mes de marzo, se ha finalizado el diseño de la marca, realizado por Prodigioso Volcán, que abarca desde el nombre, el logotipo, la paleta de colores, y diverso material gráfico (plantillas de office, cartelería, etc), que se ha definido a lo largo de diferentes sesiones de trabajo en conjunto con DGGP, el LAAAB e ISDEFE. Acordando, finalmente, que el laboratorio se llamara HazLab, Laboratorio de Innovación en Participación Ciudadana, con un claim de Acción, Transformación, Participación.

En abril, se comenzó con la presencia de HazLab en las redes sociales, abriendo cuenta en Twitter @haz_lab y en Youtube, donde se ofrece contenido propio o de terceros que pueda ser de interés (informes, artículos, eventos, grabaciones, etc,) que se ha revisado y validado anteriormente por la DGGP. También está disponible un perfil de HazLab en Linkedin.

Además, en el mes de junio, se presentó una infografía y un video corto que resume qué es y para qué sirve HazLab (https://hazlab.es/es/espaciopublico/tema/conoce-en-detalle-lo-que-puede-ofrecerte-hazlab) ; y en el mes de julio, se lanzó el boletín de verano con las principales novedades de HazLab.

El espacio digital HazLab es el soporte técnico y espacio colaborativo de trabajo de la Comunidad de Práctica Participa IV Plan y en concreto a las tres subcomunidades en las que se estructura: plataformas de participación ciudadana; procesos de participación; laboratorios de participación. Cada subcomunidad está dirigida por un coordinador o coordinadora y cuenta con su propio y adaptado espacio colaborativo de trabajo, intercambio de experiencia e interacción. En el segundo encuentro de la Comunidad de Práctica de Participación, celebrado el 22 de febrero de 2023, la subcomunidad de laboratorio presentó el trabajo desarrollado durante 2022 (disponible en HazLab) que da soporte a la iniciativa:

 Diseño de servicios para el prototipo de laboratorio digital de innovación HazLab . Se trata de los resultados de la elaboración de un proceso de diseño para el prototipo de laboratorio, detallando la metodología desde el Design Thinking, en cada una de las cuatro fases del proyecto (descubrir – sintetizar – cocrear y prototipar), y explicando los perfiles encontrados y los hallazgos asociados a cada uno de ellos.  

Por su parte HazLab también sirve de espacio colaborativo para el Grupo de Trabajo de la Reforma de la Ley de Transparencia, y para el Sistema de Integridad de la AGE, que cuentan con su espacio propio dentro de la plataforma.

En abril, se comenzó con la presencia de HazLab en las redes sociales, abriendo cuenta en Twitter @haz_lab y en Youtube, donde se ofrece contenido propio o de terceros que pueda ser de interés (informes, artículos, eventos, grabaciones, etc.) que se ha revisado y validado anteriormente por la DGGP. También está disponible un perfil de HazLab en Linkedin.

Por su parte HazLab también sirve de espacio colaborativo A día de hoy  el espacio digital HazLab cuenta con cerca de 700 participantes, lo que supone un incremento de un 50% sobre los que había en Agosto del año pasado. Se han generado más de 600 contenidos y se han contabilizado más de 250.000 vistas al contenido. Está previsto que estas cifras vayan en aumento, tanto dentro de los grupos existentes actualmente, como de aquellos que están en fase de creación.

3.4.5. Difusión/ generalización: experiencias piloto.

A través de HazLab se trabajó en la definición del alcance y actividades de la experiencia piloto, comenzando con una investigación social para el diagnóstico de las necesidades y barreras que se encuentran las personas mayores en el acceso a los servicios y trámites administrativos

Se han finalizado los trabajos para el desarrollo de un modelo de atención multicanal para personas mayores. Estos trabajos se iniciaron con la configuración del equipo, para posteriormente realizar el análisis del problema mediante sesiones de cocreación con asociaciones de mayores, mayores, empleados y equipos gestores de la DG de Gobierno Abierto.  Tomando como base la información recogida de esta fase, los arquetipos y mapas de experiencia de usuario (Journey maps), se pasó a la siguiente fase en la que se elaboraron tres prototipos (Difusión interna y externa, Kit digital y protocolo de atención presencial a personas mayores). Finalmente se realizó la fase de evaluación de prototipos y se realizó un taller con expertos.

Con respecto a la puesta en marcha de nuevas experiencias, se ha puesto en marcha un espacio para el Consejo Superior de Tráfico, Seguridad Vial y Movilidad Sostenible que actualmente dispone de tres grupos de trabajo diferenciados (seguridad vial y laboral, Motocicletas y ciclomotores e Infraestructuras vías).

También se está trabajando actualmente en dos espacios participativos, uno para la elaboración del V Plan de Gobierno Abierto y otro con la Confederación Hidrográfica del Júcar para la puesta en marcha de diversos proyectos relacionados con el cuidado del medio ambiente, como son la depuración y la reutilización de aguas.  Por último, se han establecido contactos con algunas Comunidades autónomas para la puesta en marcha de espacios relacionados con el ámbito educativo.